旅游政策 & Procedures

下面的政策和程序,从财务旅游手册和规章制度的密西西比部门通过密西西比女子大学规定编制。下面的程序应规划密西西比女子大学的任何正式出行前可以理解。如果您有任何疑问,请致电 大学会计(x7219) 之前在安排行程。

虚拟旅游

在我们开始操作与covid-19上一个新台阶,我们已经创建了一个 covid虚拟会议授权 形成地方旅行授权形式为使用 虚拟 相关会议和活动。

我们要求该部门的预算管理和监督其内阁成员签署的最终批准,提交表单大学占付款。

会议参与方是 需要 提交证明的考勤机,以及他们收到货款的登记费。验证的出席可以是:完成证书(最好与出席者的名称列出),现场发布会的屏幕截图,或表达感谢与会者的参与的电子邮件。 (验证的考勤需求是期间或会议,以显示它实际上参加之后给出了一些东西。) 

在covid虚拟会议授权书位于大学会计的网页|教员链接|在页面的底部。我们为您提供方便可填写表单。

我们没有批准用于虚拟会议现金垫款。全部报销,一旦获得批准,将在会议已经结束,并提供证明文件后进行处理。

旅行授权

之前的旅行安排制成时,“旅行授权”部分(部分i)的 旅行授权和报销单(旅游券)必须完成并通过旅客签署和批准预算经理或预算经理的上司。形式的第2页上的是工作表(部分十)也应当授权之前完成的估计费用。

预借现金为旅行目的

预借现金可以在状态行驶时,外的状态,或国际接收。

请注意

  • 预借现金 将不会 旅行开始前早于20天发出。
  • 预借现金的请求必须在大学会计接收 不迟于中午12:00至星期二 一周中的 之前 您的旅行日期。
  • 现金提前申请应分别从同一行程的任何其它补偿要求提交。 (例如,航班或酒店报销。)

为了获得现金透支,在MUbt365app员工应填写第一节(第1页凭证)和旅游授权第十节(凭单的第2页)和报销单,并把它批准预算经理或预算经理的上司。如果透支现金是团体旅游,学生要就行的名单也将需要包括在内。

请求应该有相应的组织数量。用于现金透支帐户代码将始终是11404。

送旅游券(两页)复印件给审计长办公室。用于现金透支,也没有必要采购订单或直接支付的形式。

只要从旅行的员工返回时, 旅行授权和报销单 必须完成并提前解决。从提前遗留任何钱应该投送审计长办公室与完成的行授权和报销单一起。请确保量返回加上声称在优惠券上金额等于预借现金的金额。

如果你花的比现金更提前,将报销这些费用,你将通过应付账款收到你报销。

重要: 旅行者是负责赔偿给他的所有基金/她。如果事先没有在十个工作日内在旅行结束的月份结束后结算,可以从员工的工资中扣除。

只有两个旅游预付款应在同一时间是优秀的。

之前脱扣费用

事先到旅途费用(PTE)允许报销所需在旅行之前支付住宿或公共载体购票的旅客。该PTE是必要的所需提前付款。如果是在大学的最佳利益的PTE只应发生。 PTE可以支付之前的任何时间旅行。

注册费将不会被视为PTE费用并不会退还给员工,直到旅行发生后。

运输

无论是通过公共交通,私人拥有的车辆,国有车等,报销将是最直接的实用路线做。应使用运输的最便宜的方法。

当所有的下列条件都满足商务旅行和度假/事假可以组合:

此行的主要目的是正式的国家业务;
员工使用的行程的个人部分批准的假期;
大学招致任何开支超出了它会发生当时并未有
个人旅游所涉及的行程。

如果旅行是不是在那里大学正式开展业务点之间最直接的路线等,额外的费用必须由旅客承担。

私家车

对于使用个人车辆正式大学商的报销是基于实际行驶里程旅行。部分25-3-41,1972年的密西西比代码,授权该州官员和员工在私人汽车上官方的国家商务旅行以同样的速度偿还联邦雇员在私人汽车报销正式联邦业务。有效2010年1月12日,率通过MUbt365app车辆的可用性来确定。

如果有 可用MUbt365app车辆和员工都必须推动他们的个人车辆为经营宗旨,报销率 $ 0.575每英里。要求车辆,去//www.andylin02.com/resmgmt/docs/vehreq.pdf。形式应该被发送到资源管理部门审批。当车辆MUbt365app不可用,这种形式应该被附加到旅游券。

如果有MUbt365app车辆使用及员工选择驾驶自己的个人车辆为经营宗旨,报销率 $ 0.17英里.

当两个或更多的员工在一个私人车辆行驶,唯一一个在每英里授权报销比例差旅费应被允许。人报销应当向其他大学的员工乘客的姓名。私家车里程报销不能超过来回机票的成本最低。如果成本比较必须驾驶与飞行成本之间进行,飞行的费用应由乘客数相乘,并与驾驶的成本。

里程应在第五节(由私人汽车出行,旅游券2页)从市被引用到城市。在和周围的城市目的地的旅游,公务大学商,应分别在同一区段内指定。

通过租赁车辆行驶

当租赁车辆代替状态中的个人交通工具的国家官方业务时,仅租赁车辆和燃料的实际成本可以声称报销时,这样的租金比目前消耗量计算成本更低。

财务控制局要求您显示总租赁车辆费用的总里程费用的比较。报销的两项开支的较少必须表现出,并声称在旅游券。这种保留不要求使用国家合同的旅行社,应当由员工进行。
只有当有一个展示的成本节约超过其他运输方式的汽车租赁费用应被允许。下列条件将证明使用租赁汽车的:

  • 当员工达到由商业运营商和同一附近区域内的几个地点预定目的地必须访问。
  • 需要和商业载体终端和目的地之间运输时出租车轿车服务不可用。
  • 当员工的日程安排无法通过使用公共运营商来满足。

学校将不报销自用获得租车,这样的观光或可选的旅行,并从餐厅,而在执行公务。

中间尺寸车辆通常是将报销最大出租服务。当然,将有哪些较大的车辆会以开展大学商要求的场合。放弃请求应该旅行之前获得并且与旅游授权和偿付形式报销提交沿。

Effective December 1, 2009 through November 30, 2010, our state contract for car rental within the State of Mississippi, has been awarded to multiple In-State Vendors.   Complete vendor information can be found on page 3, 4, & 5 of this contract.  During the term of this contract no rental of the enclosed-designated services from the designated contractor shall be made at a rate in excess of that established by the price set out in this contract.

请使用下面的链接访问状态租房合同的供应商,并获得所有的接触和价格信息为每个。
我们建议您打印此合同以方便参考用途的副本,因为它包含了汽车租赁合同信息 - 供应商,合同号,费率,身份证号码,姓名每个国家合同汽车租赁公司的代表和电话号码。

//www.dfa.ms.gov/dfa-offices/purchasing-travel-and-fleet-management/bureau-of-purchasing-and-contracting/competitive-contracts/v-w-xyz/vehicles-rental-services/

汽车租赁合同,包括不限里程和自由碰撞保险。在选择购买保险应始终被拒绝,不会在上述租赁合同报销。如果您在预订租车时不按合同价格和条款下,则必须确保租金包括CDbt365app / LDbt365app保险在不增加成本,你必须提交放弃到我们的办公室。

所有租赁需要的个人信用卡。准备拿起租赁车辆时显示适当的身份证明。

之前充满汽油车辆返回。您可能会被充电至每加仑量的状态合同中所列汽油的油箱加满,即使在返回时油箱是满¾。

如果从不同的汽车租赁公司取得了较好的速度,成本比较需要国家重合同机构,呈现出储蓄等代理之间进行。你必须通过合同或购买任何保险提供覆盖,你应该使用一个供应商,是不是状态的合同。

放弃请求的形式,如果请求车辆租赁比状态合同上中间尺寸大,或在购买车辆租赁保险,或租不导通状态合同可以被发现在车辆 //www.dfa.ms.gov/media/1533/ewaiver.pdf.

上述所有的,包括合同期限,政策,法规,规章和限制适用于外的状态,车辆租赁服务。

请使用下面的链接访问 外的状态,房屋租赁合同的供应商 并获得所有的联系人和价格信息为每个。我们建议您打印此合同以方便参考用途的副本,因为它包含了汽车租赁合同信息 - 供应商,合同号,费率,身份证号码,姓名外的状态,各合约汽车租赁公司的代表和电话号码。

国有车

驾驶车辆大学时,旅客应随时利用fuelman汽油采购。大学车辆通过资源管理保留,他们会给旅客的fuelman信息。如果fuelman位置不可用,报销将为购买汽油的实际成本进行。无里程报销将国有车辆的使用进行。

驾驶与飞行

当旅行是由私人车辆,总路费报销,包括食宿,不得超过最低的无限制机票的费用。 “总行驶”和“总飞行”的费用进行比较时必须表明它是推动比飞更便宜。如果员工选择驱动和费用超过最低的无限制机票的费用,报销将被限制飞行的成本。

确定报销驾驶费用“驾驶的总成本”必须与“飞的总成本”进行比较。

  1. “驾驶总成本”应包括途中吃饭,住宿的途中,当私人车辆用于大学业务里程报销的官方汇率。
  2. “飞总成本”,包括最低的无限制机票,在目的地所需的设备和/或设备的运输任何费用,到达目的地所需的所有地面运输(例如,出租车到/从会议现场。),以及里程和飞机场。一定要包括国家合同代理费(因为量而变化,一定要问清楚该机构的时候,你要求报价)。如果车辆通过该机构头视为在目的地是必需的,则租赁车辆的成本也将被包括在比较的这个总成本。

如果成本比较必须驾驶VS飞行成本之间进行,飞行的费用应由乘客数相乘,并与驾驶的成本。

成本比较必须由旅行开始前和文档打开与报销差旅费请求。


航空旅行

众议院法案1488,有效的2002年7月1日,让市,县官员和雇员利用的密西西比旅行社服务合同的状态。这项法案允许州政府机构的雇员接受预订。所有的行程安排,利用国家合同的旅行社或预订在互联网上航班。收据(旅客收据)和行程须随报销请求。

对于不通过合同旅行社之一预订的所有航班的雇员必须获得表示至少两(2)收费成本比较。这种成本比较必须显示的票价和任何发行成本,并且必须出示储蓄,并应与员工报销申请一起提交。在购买机票前的成本比较必须作出。 攀比不能包括从合同的旅行社报价,如果不使用他们的服务。

如果雇员必须在超过对成本比较,员工必须在预订航班之前率最低的价格预订航班,提交豁免申请(//www.dfa.ms.gov/media/1533/ewaiver.pdf),以购买和旅行的办公室,包括成本的数量和使用的减免是票价的理由。

头等舱或公务舱旅行是不是报销费用。

飞行常客奖励计划

任何奖金或收到正式的国家旅行的结果促销酬金,须用于抵消或减少后续国家官方旅行的费用。在任何情况下可在旅客保持奖金或其他促销酬金因此赢得了他/她自己的个人使用。

国家合同的旅行社支付必须始终从他/她的个人资金的旅客由学校报销进行。采购订单或直接支付的形式支付给国家重合同机构是不能接受的。

国有酒店 - 汽车旅馆
国家已协商状态的合同利率与围绕国家的不同位置。我们建议,只要有可能,旅客在合同的地点之一作出安排入住。一个位置的列表显示在金融旅游手册的密西西比部门。 “状态利率”必须始终由所有旅客要求,价格在保留由时间和在办理入住手续证实两者。的旅馆/汽车旅馆服务的列表可以在这里找到


外州酒店 - 汽车旅馆
旅客应该为住宿这是经济保留和满足个人旅客的需求。当旅行是不相关的会议总是要求政府利率。国家合同的旅行社将检查政府利率或可用的最低利率。

报销的酒店 - 汽车旅馆(国有或外州)
为了报销,你必须有酒店账单的明细副本。快速结帐收据其不是逐项是不能接受的。单房率应在纸币还是会议文献中明确提出。否则,旅行者应该有书面跨越收据面对单一的房费由酒店职员/人员签字。

在酒店账单停车和电话费,商务,仅供参考,应在凭证作为上市“其他授权费用。”

会议酒店 - 显示会议酒店和速率的会议文献的复印件必须以报销连接到费用凭证。

酒店客房被阻止参加一个会议,研讨会等,并提供了一个特殊的折扣酒店时率,员工应该通过会议房屋局或直接到饭店住宿获得。国家合同的旅行社并不会使会议酒店预订。示出了会议酒店和率或登记表通常包含壳体预约会议文献的副本必须为了偿还被附着到旅行券。如果没有对上市小册子率从员工的备忘录是可以接受的。

放弃请求表(//www.dfa.ms.gov/media/1533/ewaiver.pdf)所需的任何住宿报销大于会议速率和应附报销凭证行程。

倒伏与另一MUbt365app雇员共享 - 单独的发票应在注册时当两个员工支付的部分请求。如果一个员工支付住宿费,无论员工应注意房间的个别收费要求(每个员工应该列出其他员工共享房间的名称)的共享。

住宿与人非国家职工 - 如果一个家庭成员或其他非国有员工与员工旅行,大学将只偿还员工的单房费。单房费应在整个收据的脸被写入由酒店职员签名。快速结账收据不提供明细酒店账单是不能接受的。

注册费

收据登记费必须与凭证报销提交。在注册费所需的膳食会导致员工超过最大的每日津贴应包括在注册费用。
如果员工宁愿直接支付给会议/研讨会上供应商的注册费,可以采用直接支付的形式。确保已批准的旅游授权的副本附加到直接支付的形式。

电话费

业务相关的电话费应该是属于“其他授权费用。”家里电话被认为是个人开支和不报销。任何其他个人通话将不能报销。

出租车费

出租车费应要求作为“其他授权费用。”出租车超过$ 10.00车费需要收据。国家是否从餐馆选购旅游/不予报销的士费。

行李处理

合理的收费将不接收被允许。合理通常被定义为每袋1 $用于处理每个级别。这些应该被宣称为“其他授权费用。”

酒店/机场停车场

对超过$ 10.00的费用,收据必须附加费用凭证。这些费用应该被宣称为“其他授权费用。”

团体旅游

团体旅游涉及到任何一所大学的员工与其他非员工(学生)旅行,大学是支付旅行费用。在这种情况下,逐项和原始凭证必须为所有费用,包括膳食提交。所有旅客名单必须与凭证报销提交。

国际旅行

国际旅行必须由预算管理和大学的院长批准。批准的复印件必须附于凭单报销。如果实际费用超过上批准所示的评估费用,原来的形式应重新提交出多余的费用,再由预算管理和大学的院长批准。如果您希望获得现金透支,还必须附上批准的副本。

国际旅行是美国的大陆范围以外旅行。这意味着,前往加拿大,墨西哥,波多黎各,甚至夏威夷就需要审批。旅行到阿拉斯加不再需要这样的批准。

外币转换成美元偿还的目的时,必须附上证明交换的官方汇率。交换的官方汇率的任何记录的官方说法是可以接受的。 建议以获得到达目的地时交换的官方汇率,这样的速度是适用于记录旅行的日期。

      - 对于个人,国际旅游:国际旅行期间发生的伙食费开支报销实际支出,不需要通过财务控制局收据。 国际旅行的最高报销餐速率为$ 50.00每天,每人。

     如果1名或更多的学生参加需要-receipts。

国际旅行授权书 

//www.dfa.ms.gov/media/1352/132020-travel-authorization.pdf



会议/研讨会/工作坊

会议文献或登记表的一个副本必须为了偿还被附着到旅行券。

如果参加会议并没有任何文学,你必须重视的议程和会议信息的副本。

伙食补贴

旅客可以用于商业目的,其中包括过夜旅行时可以报销餐费。报销应是膳食的实际成本,不超过分配的具体位置日常最大值。为最大每日膳食津贴是指最大状态报销率。如果你不能找到你要找的城市,找到县和使用上市量。如果既不是城市还是县城上市,最大状态报销比例为46.00 $ /天。验证吃饭报销比例为:

报销率并不意味着是一个每天按日保证。其意图是在这的饭菜应报销的最大速率。实际的伙食费应每天上市,每餐。

包括在会议注册费进餐时,不得声称为在旅游券费用的一个单独的项目。被控参加会议或研讨会的正式会议,其中会议包括一顿饭导致如果由收据约定官员的支持超出每日最大膳食津贴的员工都将报销费用。

餐提示应包括在实际餐费,除非提示列入会使饭菜超过每日最高限额。共餐提示不应超过每日膳食报销声称最大的20%。

不涉及隔夜旅行顿饭也不能报销。
酒精饮料不报销。

 

很重要

报销 - “旅行授权和报销单”

当收到现金透支或使用个人资金用于该旅客将报销旅行授权和报销单(旅游券)必须完成。请务必做到以下几点,以确保凭证是正确的:

  • 其中,报销应当邮寄员工ID号,旅客姓名和地址必须写清楚在指定区域。如果报销的检查是从审计长办公室拿起一张纸条,应牢固地附着于凭单,说明这样的面前。
  • 员工不得要求费用其他员工。
  • 旅行的目的应包括旅游取得详细的目的。参照组织必须表现出全名。没有缩写或首字母缩写将被接受。
  • 目的地应包括城市和国家。请不要包括一个单一的旅游券不止一个行程。
  • 对于在优惠券正面的停留日期,指定区域必须由所有游客来完成。
  • 如果收到现金透支,总的提前量应写在指定的区域。
  • 采购订单不应该被用于与旅行相关的款项。
  • 通过直接支付(即登记费)支付给供应商,而不是给旅行者的任何量并不被认为是现金垫款。请不要在要求的旅行券这些费用,因为它不是你招致的开支。
  • 旅行者标志和日期的凭证后,适当的预算经理/直接上级必须批准支付凭证。预算经理/直接上级必须给它应与批准支付的金额以及支付组织数量。之前已经检查了错误的预算经理/直接上司应该不会签署任何凭证。
  • 代金券背面必须由旅客来完成。如果没有适当的详细信息声称在优惠券背面的任何量将导致券归还给旅客。这将耽误收货报销。
  • 中午周二由审计长办公室收到的优惠券将用于支付以下周五进行处理。但是,如果传票没有正确完成,它将返回给游客,这可能导致在收据报销的延迟。
  • 请装订所有原始收据和豁免的优惠券。旅客应该保留凭证和收据,并免除了他/她的记录的副本。主计长办公室不负责邮寄或由其他部门失去了任何文件。
  • 所有凭证应在墨完成。
  • 以上所有程序必须遵循,以获得报销。

注意:审计长办公室将更正膳食和里程数学错误和不正确的允许率。所有其他的变化将被送回给旅客整改。在审计长办公室进行纠正的情况下,校正旅游券的副本将被发送到旅客。

合同旅行社 - 按照这个链接,密西西比合同旅行社的状态: 

形式

访问的形式中提到的上述政策和程序,请单击下面的链接。

旅游授权和费用报销

旅游授权清单

放弃请求表 //www.dfa.ms.gov/media/1533/ewaiver.pdf 

covid虚拟考勤形式