现金收入

现金收集和存款手续

各部门的职责

各部门负责开发,与大学的收款和存款程序符合详细的书面部门的操作程序。大学会计是提供咨询和部门程序审查。

在bt365app各部门职责分工

应该有一个人接收/处理/沉积现金及负责核对和维护会计记录的人员之间的职责分离。收到现金的活动应在每月的基础上进行协调横幅。和解应审查和某人独立的个体处理现金和准备存款的批准。

保障基金

所有形式的现金(货币,支票,汇票,信用卡交易)应保持在安全的地方。访问应仅限于授权人员。支票,汇票,旅行支票等应开出的“密西西比女子大学”或“MUbt365app”。检查应立即在收到核准,应包括存放部门的名称。

部门小额现金

部门无权保持小额现金的资金。所有购买和退款必须通过资源管理和会计学校进行处理。

 

部门变化基金

永久改变基金

部门可以通过大学会计申请永久性改变基金。根据授权,改变资金由大学会计发出。找零备用金应该只用于出纳操作过程中做出改变,不能用于支出。部门应指定负责这些资金的责任追究保管人。基金托管人负责基金的保管和它的正确使用。大学会计将定期审计,以确认所有的资金都占了。

临时改变基金

如果需要临时变更基金(即戏剧表演,韦尔蒂座谈会,方向等),请求应直接付费的形式提出,并通过部门预算经理签字。这些资金将员工要求的钱的责任。该基金应在事件后15天内退还给大学的会计。员工将有一个卓越的应收账款余额,直到返回这些资金。

存款频率

收到的款项应及时存入大学会计。存款应当至少每周或当手头现金达到$ 100,以先到者为准。部门作出退款,支付费用或创建从现金收入找零备用金禁止。远期支票不应承担为今后处理。在任何情况下是是否允许使用现金收入来兑现一张支票。如果你的部门受理的信用卡,具有信用卡终端,应每日结算,除非你的终端设为自动结算。

 

客户收益

大学会计

亲自

当人在收到款项,应立即签收到旗帜。收据已进入后,计算机生成的收据应给收款人。如果不能提供电子收据,手写收据将被发给收款人。

邮件

当打开邮件,所有检查都应被记录到部门“检查日志”,并立即批准。对学生的帐户,支票付款应给予收银员被签收相应。所有其他检查应给予大学会计或高级会计师主任,使收据的形式可以准备并交给收银员进行处理。

电话

接管了电话信用卡付款,应立即处理。处理信用卡交易后,所有手写的信用卡信息应该被销毁。根据请求的接收可通过电子邮件发送给收款人。

在部门

当人在收到款项,应立即记录在预先编号的两部分收据。 (唯一的例外是在预先编号的票已售完的情况。)收到的一个副本应提供给客户,另一份应在收到书的部门进行维护。收入应该按顺序发出。如果收据是无效的,有空隙收到的两个副本应该由部门序列问责制和审计来维持。这可以通过原作废收据装订在收到书的副本部门来完成。

打开邮件时,所有检查都应被记录到部门的检查记录,并立即批准。

一旦款项已签收或记录,资金应该立即得到保障,直到与大学会计沉积。收到书和支付记录(而不是检查),与大学会计收到的收据联,然后可以用于调和现金收入中的一面旗帜。

 

存款形式和支持文件记录

收据的形式必须用于与大学会计所做的所有存款。

大学会计回执表

这种形式是用来沟通和文档存款部门和大学会计横幅制作。逐项应该包括形式支付或支票(S)的副本列表。该清单应包括付款人,学生姓名/编号或客户名称,如果不是付款人不同,支票号码,金额等。 此信息的副本应在主管部门予以保留。  

如何搬运沉积

存款应该是由一个部门代表大学会计手递。存款不应通过部门间的邮件被发送。 如果沉积层含有现金,该部门应把回执表的副本。 

什么大学会计与部门存款呢

在交付定金的,通知收银员如果镀层含有现金。如果它包含现金,收银员将计数部门代表出席接收/验证现金。收银员将现金总额到现金记录在收据表单上的量和两个出纳员和系代表比较,其中在两个拷贝指示将签署,表示的现金量被沉积。如果没有现金被包括在存款时,存款可以留给与出纳进行处理。收银员将总现金,支票和信用卡比较显示在回执表上的数额。任何差异将通过电子邮件传达给始发部门。在和解,存款将被处理并施加到相应。收银员会发送一个交易收据回原始部门。

一般部门可以期望看到的押金后,以横幅两个工作日内已通过大学会计签收后。

当大学会计正在处理存款下列项目进行了验证:

检查

  • 它们被限制性地赞同(i.e.-只用于存款)
  • 检查是不是陈旧过时或期票。
  • 没有两次的检查。
  • 检查抬头为“密西西比女子大学”或“MUbt365app”
  • 书面和数字量的同意
  • 付款人的签名都不缺
  • 检查绘制在美国银行和美国资金
  • 银行账户的存在和路由号码

现金

  • 确保计数准确
  • 找假币
  • 找改变货币
  • 我们不接受外币

现金收据形式

  • 检查数字的精确性
  • 验证支票,现金和信用卡总数是正确列出
  • 验证基金,机构数量和账号被填充
  • 验证收到的资金等于存款表格上的量。

 

部门和解

至少每月,比经办人以外的人的现金收据应该:

  • 调和旗帜存款提交的收据形式
  • 调和收据形式,顾客收货线索(即收到书,支票收据日志,票根等)

 

主管部门批准

预算管理人员应该审查和批准对账。审查旗帜详细活动一起,并执行基于预期的合理平衡的定期分析审查。这种审查应记录在案,并通过预算管理作为证据的程序被跟随的签名。

退票手续

当检查返回大学占资金不足,已关闭帐户或止付,支票将被收取回学生的账户。另外,学生将进行评估一个$ 20.00的服务费。如果检查从学生是没有的,沉积部门将通知支票已经由于资金不足,已关闭帐户或止付和退还支票将从部门的账户中扣除退回。收据将被发送到部门确认交易。这将是该部门的责任,除了$ 20.00的服务费收集退回的支票。如果一个部门的集合是成功的,收据表格必须提交给大学的会计。

信用卡

部门必须收到大学会计批准之前接受的信用卡无论使用(电子商务,POS装置,在人姓名,电话,传真或邮件)的方法或技术。